又是一個開學季。“每回收到來自學生或家長對較早付款事項的詢問時，我都非常焦慮。試圖在大量歸檔的文件中找到某個特定的付款收據，尤其是過去的舊單據，有時需要花費半個鐘頭。”Helena說，“我希望自己能夠迅速回應學生或家長的詢問，我不想讓他們等太久。”

數據整理神器柯尼卡美能達

       Helena任職于一所國際學校，該校每月的學費可以通過直接付款或匯款的方式支付，在完成收款過程后，所有的付款收據會被郵寄到總部進行整理和存檔。這不僅讓存儲空間不斷膨脹，也使得文檔檢索效率十分低下。該校曾試圖通過使用公司的電腦和掃描儀將文檔電子化來解決這一問題，但是這一過程總未得以實現。校方負責人說：“由于每個掃描的圖像都存儲在一個文件夾中，而這些文件夾必須要為不同的學校分別存儲。實踐證明，在這項工作中所涉及的龐大工作量是一個主要的障礙。”

     利用更換多功能復合機的機會，該校導入了柯尼卡美能達的解決方案，包括彩色多功能復合機、硬件基礎設施（如服務器）、用于分類掃描文件的軟件以及文檔管理軟件，用戶只需在掃描付款收據時選擇相應的學校文件夾，掃描的文檔就會自動分類并保存到特定的文件夾中，顯著節省了存儲空間，免去了分類掃描文件的麻煩；將過去存放在紙箱中的所有付款收據轉化為電子文檔，使得文件搜索能力得以大大改善，并且大幅減少了查詢響應時間。

“現在，文件夾中只存儲最近的付款收據；過去存放在紙箱中的所有舊文檔，現在都存儲在主服務器上。這意味著，我們不必再擔心存儲空間的問題了。” Helena高興地說，“一旦收到追溯付款收據的質詢，我們現在可以立即做出響應，而無需讓學生或家長等待”。文檔管理解決方案，讓我更迅速地應對工作！

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